e-Arşiv Fatura uygulamasına nasıl geçilir?

e-Arşiv Fatura, e-Fatura uygulamasının kapsamı dışında kalan fatura işlemlerinin de elektronik ortama taşınması amacıyla geliştirilmiştir. e-Arşiv Fatura pek çok avantaj sağlar. Peki, e-Arşiv Fatura uygulamasına nasıl geçilir?

e-Arşiv Fatura sistemi sayesinde; fatura oluşturmak, oluşturulmuş faturayı kaydetmek, imzalamak, sorgulamak, e-posta ya da SMS ile iletmek, e-Arşiv raporu oluşturarak mali mühür ile onaylamak ve raporu elektronik ortamda Gelir İdaresi Başkanlığı'na iletmek mümkündür. Sistemin izin verdiği tüm bu süreçler, muhasebe çalışanlarına kolaylık sağlar. Depolama, sarf malzemeleri gibi ek maliyetler de ortadan kalkmış olur. e-Arşiv Fatura avantajları sayesinde, zorunluluğu bulunmayan mükellefler tarafından da tercih edilmektedir.

e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olan mükellefler

GİB'in yeni yayınladığı tebliğe göre e-Arşiv Fatura zorunluluğu bulunan mükellefler aşağıdaki gibidir:

• 2020 yılında cirosu 5 milyon TL ve üzeri olanlar (1 Temmuz 2021'e kadar)

• 2018-2019 yılı cirosu 5 milyon TL ve üzeri olan ve 1 Temmuz 2020'de e-fatura ve e-arşive geçen firmalar (1 Ocak 2021'e kadar)

• Aynı gün içinde vergi mükellefi olmayan kişiye toplam tutarı 30 bin TL'yi geçen fatura düzenleyenler

• Aynı gün içinde vergi mükellefine toplam tutarı vergi dahil 5 bin TL'yi geçen fatura düzenleyenler

e-Arşiv Fatura sistemine geçiş

e-Arşiv Fatura uygulamasından yararlanmak için e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmak gerekir. GİB'in sağladığı Portal üzerinden kayıt olunabileceği gibi şirket sunucularının GİB'e direkt entegre edilmesi veya GİB' den izin almış özel entegratör firmalar aracılığı ile e-Fatura sistemine geçiş yapılması mümkündür.

Mali mühür ve e-İmza bekleme süresi dâhil en fazla 1-2 hafta içerisinde e-Fatura'ya geçiş yapılabilir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yetkilendirilen entegratörler dijital dönüşümü gerçekleşmede büyük kolaylık sağlar. e-Fatura geçişi yönteme göre farklılık göstermektedir.

Geçiş öncesinde tüzel kişilerin Kamu Sertifikasyon Merkezi'nden mali mühür temin etmesi, gerçek kişilerin ise e-İmza alması veya mali mühür kullanması gerekir. GİB Denetim ve Uyum Yönetimi Daire Başkanlığı'na yazılı olarak veya https://ebelge.gib.gov.tr/anasayfa.html adresinden başvuru yapılır. e-Fatura'ya geçişte e-Fatura uygulaması başvuru formu ve taahhütnamesi, elektronik mali mühür sertifika sahibi taahhütnamesi ve imza sirkülerinin örneği (noter onaylı) verilir.

GİB'e direkt entegre edebilmek güçlü teknik altyapı gerektirir. Bu da ek maliyet anlamına gelebilir. GİB'in portalı temel fonksiyonlara sahip olmakla birlikte aylık 5.000 adet faturayı destekler ve portal üzerinden kesilen ve gelen faturalar 6 ayın sonunda kayıtlardan otomatik olarak silinir. Ayrıca günde 3 defa gerçekleştirilen denetimlerden sonra sunucuların çalışmaması durumunda saatlik kapatılma cezası uygulanabilir. Şüphesiz en kolay yöntem özel entegratör aracılığı ile sisteme geçmektir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yetkilendirilen entegratörler, geçişi kolaylaştırır.

e-Arşiv Fatura sistemine gönüllü olarak geçmek mümkündür. Sisteme gönüllü olarak geçiş yapanlar limitleri aşmıyorsa e-Defter uygulamasına geçmek zorunda değildir. e-Arşiv Fatura kesmek zorunda olduğu halde kesmeyenlere özel usulsüzlük cezası uygulanır. e-Arşiv Fatura kesilmediğinde uygulanan cezaya e-dekont, e-döviz, e-sigorta poliçesi ve sigorta komisyon gideri de dahildir. e-Arşiv Fatura hatalı tutar ile kesildiğinde mükellefler ile birlikte SMMM'lere de ceza kesilir.

eLogo ile e-Arşiv'e geçiş

eLogo e-Arşiv uygulaması; mevzuatlara uyumluluk, iş süreçlerinde hız ve verimlilik avantajları sağlar. Kağıt israfının önüne geçen doğa dostu uygulama ödeme kaydedici cihaz (ÖKC) kullanma zorunluluğundan da kurtarır. ERP sistemleri ile kolaylıkla entegre edilen sistemde faturalar, e-posta ya da SMS yoluyla alıcılara kolayca ve hızla gönderilebilir. Faturalara kolayca ulaşarak geriye dönük sorgulama yapılabilir.